數(shù)字檔案保密管理探析

數(shù)字檔案以其利用的便捷性、傳輸?shù)目旖菪�、存儲的高密度性等無可比擬的優(yōu)勢，備受檔案界的推崇，應用日益廣泛。而與此同時，數(shù)字檔案易于復制、易于傳播，存在較大的安全隱患，也越來越引起人們的擔憂。由于數(shù)字檔案是以二進制代碼的形式存在于計算機系統(tǒng)中并在網(wǎng)絡中高速傳輸，具有非人工識讀性，不但形式虛擬，難以把控，而且在數(shù)字檔案的生成、流轉(zhuǎn)、存儲和利用過程中泄密渠道較多，安全隱患很大，給人一種無所適從的感覺。那么如何開展數(shù)字檔案的安全保密防范工作，保證數(shù)字檔案不丟失、不泄密呢？筆者根據(jù)自身工作實踐，認為應該抓住問題的關鍵點，按照數(shù)字檔案的運動軌跡，從其生成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用4個環(huán)節(jié)入手，通過完善的技術手段和嚴格的管理措施，筑牢數(shù)字檔案安全保密的4道防線。

加強數(shù)字檔案生成環(huán)節(jié)的安全保密防范

數(shù)字檔案一般通過兩種途徑生成：一種是原生性的，在線接收各業(yè)務系統(tǒng)等電子辦公環(huán)境及網(wǎng)絡環(huán)境中的電子文件；另一種是再生性的，通過技術手段將實體檔案加工轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，其中以紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描居多。鑒于目前檔案部門所使用的數(shù)字檔案絕大多數(shù)都是通過后一種途徑生成的，因此，檔案數(shù)字化加工過程是其生成環(huán)節(jié)安全保密防范的重點。

檔案數(shù)字化加工一般都是檔案部門通過外包形式聘請專業(yè)公司來完成的，因此，必須嚴格按照國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》的要求進行操作。數(shù)字化加工前，要到檔案主管部門進行備案，通過備案不僅可以使本單位檔案數(shù)字化加工項目“記錄在案”，更重要的是可以在檔案主管部門的指導下全面考察外包公司的資質(zhì)、業(yè)績、人員、設備等情況，深入了解其是否存在違約行為、安全事故等不良記錄，從而選擇有資質(zhì)、業(yè)績優(yōu)、口碑好的外包公司。外包公司確定后，檔案部門要與之簽訂保密協(xié)議，明確檔案數(shù)字化外包加工的安全保密責任和技術要求，共同制定實體檔案交接、數(shù)字化過程管理、數(shù)字化成果驗收、存儲介質(zhì)管理、實體檔案保護等操作規(guī)程。數(shù)字化加工過程中，要建立安全保密管理臺賬，全程記錄項目實施過程；要加強數(shù)字化加工操作人員的安全保密教育，明確安全保密責任和安全保密操作規(guī)程；考慮到外包隊伍工作人員具有較強的流動性，應留存每位參與數(shù)字化加工人員的身份證復印件，保證人員的可追蹤性。要加強檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場管理，工作場所要與檔案庫房相連，且為封閉空間，嚴禁將實體檔案帶出工作場所，杜絕外來人員隨意進入工作場所；數(shù)字化加工場所應安裝監(jiān)控錄像設施，確保檔案存放及作業(yè)區(qū)域不留死角；錄像至少留存6個，且定時回放；要加強對數(shù)字化處理設備的管理，檔案部門應提供計算機、存儲等硬件設備，保證數(shù)據(jù)的集中管理，以免數(shù)據(jù)泄露；數(shù)字化加工區(qū)域內(nèi)嚴禁安裝任何無線設備，數(shù)字化加工操作人員所攜帶的手機、U盤等移動設備在工作過程中要進行封存管理，嚴禁帶入工作場所。此外，檔案部門還要指派專人，加強對數(shù)字化加工現(xiàn)場的安全巡查，防止數(shù)字化加工過程中的各種泄密行為。這樣，通過全過程、全方位的嚴密監(jiān)控與管理，確保數(shù)字檔案生成環(huán)節(jié)的安全保密。

加強數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的安全保密防范

在檔案數(shù)字化加工流轉(zhuǎn)過程中，要把實體檔案和數(shù)字檔案安全保密防范工作放在同等重要的地位，不可失之偏頗。

對實體檔案，重點要加強流程管理。庫藏存量檔案的數(shù)字化加工流程一般包括檔案整理、檔案出庫、檔案拆封、數(shù)字化加工、檔案復原、檔案清點、檔案入庫等環(huán)節(jié)。為保證安全，應制訂工作計劃，分批調(diào)檔，一個目錄一個目錄地進行數(shù)字化加工：實體檔案的出庫、入庫要有嚴格的交接手續(xù)；完成數(shù)字化加工后的實體檔案要及時清點、及時入庫，不得留存在工作場所；檔案的拆封、數(shù)字化加工、檔案的復原要逐卷進行，做到實體檔案與數(shù)字檔案一一對應，且不能出現(xiàn)混頁現(xiàn)象。新產(chǎn)生的增量檔案歸檔后，要及時整理、及時登記、及時交付數(shù)字化加工，完成數(shù)字化加工后的實體檔案同樣也要及時裝訂、及時裝盒、及時入庫、及時上架，以免散落丟失。

對數(shù)字檔案，重點要加強跟蹤管理。檔案部門應指定專人負責檔案數(shù)據(jù)的安全保密管理維護：每天要將數(shù)字化加工完成后所形成的合格電子數(shù)據(jù)及時進行收集，復制到專用移動硬盤后上傳至服務器或存儲陣列中，進行數(shù)據(jù)掛接；在數(shù)據(jù)的復制、上傳過程中，要注意做好臺賬，保證每步工作都“有據(jù)可查”。此外，還要進行病毒和惡意代碼的檢測與查殺，在線運行的數(shù)字檔案應進行加密處理，使其難以非法讀取。

加強數(shù)字檔案存儲環(huán)節(jié)的安全保密防范

檔案數(shù)據(jù)要存儲在專用服務器或存儲陣列中，與檔案信息系統(tǒng)共同運行在內(nèi)部網(wǎng)絡上，內(nèi)、外網(wǎng)絡要完全物理隔離，嚴禁移動存儲設備隨意接入，以防止非法竊�。灰�加強檔案信息系統(tǒng)硬件設備的管理，數(shù)字檔案設備應專機專用，并采用技術手段或?qū)�業(yè)物理設備封閉所有不必要的輸出端口，如USB接口、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等，且定期進行檢查；為防止數(shù)據(jù)丟失，應按照國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求做好數(shù)據(jù)備份，檔案數(shù)據(jù)一般備份三套，一套本地備份，一套異地容災備份，一套離線備份，離線備份的數(shù)據(jù)應復制到專用移動硬盤中，并存放在保險防磁柜內(nèi)；要嚴格機房管理，外來人員不得隨意進入機房，所有機房設備的維修、保養(yǎng)必須由專人負責，設備報廢要送至保密局指定地點進行銷毀。

在做好數(shù)字檔案數(shù)據(jù)存儲的安全保密防范工作的同時，決不能忽視實體檔案庫房的安全保密防范工作。在對實體檔案數(shù)字化后，由于日常查閱、統(tǒng)計等工作都不再動用實體檔案，實體檔案處于封存管理狀態(tài)，這樣雖然有利于實體檔案的保護，但也帶來了新的問題：庫房極易疏于管理。為此，實體檔案庫房及周邊要安裝各種監(jiān)控設施，如門禁系統(tǒng)、紅外線監(jiān)控、視頻探頭，加強對庫房的遠程監(jiān)控，防止外來人員非法入侵。

加強數(shù)字檔案使用環(huán)節(jié)的安全保密防范

在數(shù)字檔案查閱使用過程中，首先，要加強檔案查詢網(wǎng)絡的管理，所有接入檔案信息系統(tǒng)中的計算機都應進行IP地址綁定，嚴禁外來計算機非法接入。其次，要根據(jù)使用級別的不同，規(guī)定檔案使用者的查閱權(quán)限，嚴格限制數(shù)字檔案的在線復制和打印，除非檔案部門管理維護需要，數(shù)字檔案一般不得復制，打印也必須在檔案部門內(nèi)部進行，且必須加蓋檔案部門專用章，以表明數(shù)字檔案打印件的合法性。同時，要建立完善的后臺管理機制，數(shù)字檔案的使用“痕跡”要以日志的方式記錄在案，保證查閱使用的可追蹤性。最后，要嚴格區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案，對于涉密檔案，其數(shù)字化信息嚴禁通過網(wǎng)絡查閱，必須使用專用涉密計算機進行查閱。此外，檔案部門要制定應急預案，遇到突發(fā)事件，沉著應對，妥善處置；在平時的工作中，要定期組織數(shù)字檔案載體及其軟硬件的檢測，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患，及時堵住安全漏洞。要突出人防的重要性，通過開展經(jīng)常性的保密法治宣傳、技能培訓，使每個工作人員都牢固樹立強烈的數(shù)字檔案安全保密意識，建立健全安全保密責任機制，將數(shù)字檔案安全保密責任細化落實到每個具體責任人，共同筑牢數(shù)字檔案的安全保密防線。

（原載于《保密工作》2017年第10期）